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Technologies et Hight Tech

Tout savoir sur le service d’assistant virtuel

De nombreuses entreprises ont recours aux services d’un assistant virtuel pour gagner en souplesse opérationnelle tout en optimisant leurs coûts. Ce service permet de se délester de ses activités secondaires ou à faible valeur ajoutée de manière à pouvoir se focaliser sur leur cœur de métier. Quelles sont les missions à confier à son assistant virtuel ? Comment bien choisir son prestataire ? On fait le point.

L’assistant virtuel : un collaborateur multitâche

L’évolution des technologies de la communication ouvre de nouvelles opportunités aux entreprises qui cherchent à améliorer durablement leur flexibilité. L’assistant virtuel, un métier encore méconnu il y a quelques années, est aujourd’hui fortement sollicité pour les nombreux avantages s’y rapportant. Ce collaborateur fournit à distance pour le compte de ses clients divers services: de la gestion administrative à la saisie informatique, en passant par le support utilisateurs et la gestion de bases de données.

Faire appel à un assistant virtuel s’inscrit donc dans le cadre d’une externalisation gestion administrative, une pratique courante chez de nombreuses PME. Comme tout service d’externalisation, il permet au donneur d’ordre de déléguer une partie de ses activités à un prestataire spécialisé, selon un cahier des charges qui fixe les conditions d’exécution de la prestation. A ce propos, Madagascar compte parmi les destinations privilégiées par les sociétés d’outsourcing proposant un service d’assistanat virtuel.

Que confier à son assistant virtuel ?

D’une manière générale, tout l’administratif peut être confié à votre assistant virtuel. Cela inclut logiquement les tâches de secrétariat – permanence téléphonique, planification d’agendas, classement électronique des dossiers, organisation des déplacements et réunions, etc. – la rédaction d’emails et de documents, la facturation ou encore la saisie des données comptables. De plus en plus, les entreprises confient à leur assistant virtuel des tâches relevant normalement de leur service marketing ou commercial : prospection client, suivi client, rédaction et création de contenu pour les blogs…

Bien choisir son assistant virtuel est primordial. Un prestataire sérieux et compétent saura apporter de la valeur ajoutée à la mission dont il a la charge, en veillant à respecter scrupuleusement les délais et les consignes mais aussi à garantir la confidentialité de vos données. Pour l’entreprise cliente, recourir aux services d’un assistant virtuel procure des avantages à plusieurs niveaux : une flexibilité opérationnelle accrue (un assistant virtuel peut opérer pendant les périodes plus denses et vous permettre ainsi de faire face à des surcharges de travail ponctuelles), une meilleure maitrise du budget, une organisation améliorée.

 

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